Softwarelösungen

Die digitale Transformation ist ein branchenübergreifendes Phänomen, das nach den Großkonzernen längst auch kleine und mittelständische Unternehmen erreicht hat. Gerade in der Industrie führt ein Mehr an, Autonomie und Selbststeuerung dazu, dass ein intelligenter Datenaustausch verschiedener Systeme zustande kommt.

Im Zuge grundlegender Innovationen wird Altbekanntes gerne einmal kritisch hinterfragt und gegebenenfalls ganz verworfen. Dabei besteht aber kein Zweifel, dass das Thema Digitalisierung (was im engsten Sinn ein weiterer Schritt der Automatisierung ist) eine unternehmensübergreifende Strategie benötigt und damit direkt zur „Chefsache“ werden sollte. Um ein holistisches Konzept zu erarbeiten, ist es unabdingbar, sich mit den unterschiedlichen Software Solutions am Markt einmal zu befassen. 

Doch was ist eine Softwarelösung überhaupt?

Hierbei handelt es sich um Anwendungen, die das Unternehmen bzw. die Organisation beim Lösen eines bestimmten Problems unterstützt. Ziel hierbei ist letzten Endes eine Arbeitserleichterung bestimmter Prozesse anzustreben. Software Solutions finden in den unterschiedlichsten Abteilungen (z.B. Vertrieb, Logistik etc.) Anwendung und verbinden oftmals mobile Computerprogramme, Betriebssystem oder Applikationen mit einer entsprechenden Hardware. Gleichzeitig kann auch die Verknüpfung verschiedener Benutzerprogramme gemeint sein.

Hierbei wird hauptsächlichen zwischen Standardsoftware und Individualsoftware unterschieden. Lösungsanbieter sind neben großen Technologiekonzernen auch kleinere IT-Dienstleister oder Lösungsanbieter.

Was sind Managed Print Services?

Bei Managed Print Services (oder auch MPS) handelt es sich um ein Outsourcing-Lösung für Ihre innerbetrieblichen Drucklösungen. Als Rundum-Sorglos-Paket beaufsichtigt beim MPS ein Dienstleister die Hardware und stellt sowohl Verbrauchsmaterialen als auch die entsprechenden Ersatzteile zu Verfügung. Die Bedingungen und der Arbeitsaufwand in Bezug auf administrative Angelegenheiten wie Nutzerproblemen und Verwaltung, wird vom jeweiligen Modell und Vertrag bestimmt.

Ziel ist hierbei, das Druckverhalten nachhaltig zu optimieren, sowie die Dokumentverarbeitung auszulagern, was wiederum eine Hilfe für die IT-Abteilung darstellen kann.

Unterschiedliche Lösungen helfen Ihnen ferner dabei, die Vertraulichkeit von Dokumenten zu wahren, und somit zu einer besseren Compliance der gesetzlichen Leitlinien beizutragen. Dies ist vor allem im Anbetracht von personenbezogenen Daten und der damit in Zusammenhang stehenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unablässig.

Wie wird ein Managed Print Service System implementiert?

Im ersten Schritt wird häufig eine Bedarfsanalyse innerhalb des Unternehmens durchgeführt. In diesem Zug wird ein Großteil der Hardware (z.B. Multifunktionsgeräte, Drucker, Kopierer, Scanner) oftmals ausgetauscht.

Im nachfolgenden Schritt wird auf den Computern eine spezielle Software installiert, um die Druckaktivitäten zu überwachen. Diese wertet gewisse Muster im Druckverhalten aus und nimmt im Nachfolgenden entsprechende Änderungen vor. Hauptziel dabei ist, Sie bei der Optimierung Ihrer administrativen Tätigkeiten zu unterstützen. Dies ist nicht nur äußerst bequem, sondern führt auch dazu. Dass Sie eine bessere Übersicht über Druckabfälle und Druckvorgänge bekommen.

Schritt für Schritt zum Ziel

Im Nachfolgenden möchten wir Ihnen einige Tipps mit an die Hand geben, um solch eine technische Transformation voranzutreiben.

Hierbei sind vor allem folgende Fragen von Bedeutung:

1. Welche Softwarelösungen gibt es bereits im Unternehmen?

Hierbei steht nicht nur lediglich eine digitales Makeover, sondern vielmehr eine Neuüberdenkung des Prozessmanagements im besonderen Fokus. Ein gelungenes Changemanagement zeichnet sich nämlich vor allem dadurch aus, dass selbst grundlegende Workflows neu aufgerollt und nach Ineffizienz untersucht werden. Vor allem im technologischen Bereich wäre hier zu raten, dass die aktuell verwendeten Softwareprodukte in jedem Abteilungsbereich entsprechend identifiziert werden können. In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob etwaige Systeme unterdessen überflüssig oder gar obsolet geworden sind.

2. Welche Softwarelösungen erfüllen welchen Zweck?

Im nächsten Schritt gilt es sich die gegenwärtigen Betriebsplattformen einmal genauer anzuschauen.

Da die jeweiligen Ausführungsmöglichkeiten heutzutage sehr vielfältig sind, sollten aus demselben Grund auch die jeweiligen Ausführungsplattformen eindeutig bestimmt sein. Die Entscheidung hängt neben dem Verwendungszweck natürlich auch von der Art der Software (ob es sich z.B. und eine „On-Premise Software“ oder „Software as a Service“ handelt).

3. Kennt Ihr Team die aktuellen Software Solutions?

Eine nicht zu unterschätzende Komponente bei der Implementierung von (neuen) Softwaresolutions ist die allgemeine Annahme in den einzelnen Fachabteilungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen und Mitarbeiter über die Funktionalitäten Bescheid wissen. Hier ist es auch empfehlenswert, spezifische Kurse und Webinare anzubieten oder auf bereits vergangene Workshops und Schulungsmaterialien zurückzugreifen.

Für jedes Unternehmen, dass mit dem aktuellen Stand der Technik mithalten möchte, sind Softwarelösungen für zukunftsorientierte Innovationen unabdingbar, da sie zu einer erheblichen Erleichterung des Arbeitsalltages beitragen.

ITA bietet Ihnen hierfür eine breite Palette an Spitzenprodukten für intelligente IT- & Drucklösungen.

Hierbei unterscheiden wir hauptsächlich zwischen den folgenden Softwareoptionen: Business Printing, Professional Printing und Industrial Printing. Für Ersteres bieten wir zum Beispiel eine WorkFlow-Software die eine Reihe an Tools zur Verfügung stellt, um den gesamten Druckablauf eines Unternehmens bestmöglich zu organisieren, automatisieren und optimieren.

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