Workflow Management

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Workflow Management

Moderne Unternehmen und Organisationen fokussieren sich zunehmend auf die Optimierung ihrer internen Prozesse. Prozesse sind im Wesentlichen gewisse Abläufe, die den Arbeitsalltag aller Mitarbeiter bestimmen. In Zeiten der konstanten Veränderungen ist es daher immer wichtiger, die täglichen Abläufe und Arbeitsschritte kritisch zu hinterfragen. Denn gerade erfolgreiche Unternehmen haben es gelernt, ihre Prozesse schlank und effizient zu planen und durch standardisierte Lösungen die Fehlerquoten zu minimieren.

Begriffserklärung: Workflow Management

Was ist ein Workflow? Das Wort Workflow kommt aus dem Englischen und steht für Arbeitsfolge bzw. Arbeitsablauf und bezeichnet die zeitlich bzw. räumliche Abfolge von miteinander verknüpften Arbeitsfolgen in einer Organisation. Diese können abteilungsübergreifend sein und von physikalischer, technischer oder funktionaler Natur sein. Charakterisierend für einen Workflow ist, dass er einen Start- und Endzeitpunkt hat.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessmanagement und Workflow Management?

Gerade im Bereich des Business-Process-Managements (BPM) gewinnt die genaue Definierung “Optimierung gewisser Prozesse” an immenser Bedeutung. Allerdings ist hier eine korrekte Terminologie von immenser Bedeutung. 

Prozessmanagement befasst sich vor allem mit der fachlichen Konzeption. Das bedeutet, dass Arbeitsabläufe kontinuierlich analysiert werden mit dem Endziel, diese nachhaltig zu verbessern. Kurz gesagt werden Geschäftsprozesse mit Hilfe von BPM strategisch ausgerichtet, analysiert, entwickelt und optimiert. Die Metaebene des Geschäftsprozessmanagements betrifft auch die allgemeine Strategieausrichtung sowie Kultur eines Unternehmens.

Das Workflow Management bewegt sich demgegenüber auf dem operativen Level und nimmt die Resultate des Prozessmanagements als Grundlage, um dessen Aufgaben zu definieren. Zusammengefasst gesagt werden beim Workflow Management also Geschäftsprozesse modelliert, simuliert, gesteuert und protokolliert. Anders als beim Business-Process-Management ist hier der Fokus kleiner gefasst und fokussiert sich eher auf die Mikroebene gewisser Geschäftsprozesse.

Mithilfe des Workflow Managements und unter Einbindung von elektronischen Systemen soll ein optimaler Arbeitsablauf gestaltet werden. Außerdem wird meistens die Arbeit unterschiedlicher Bearbeiter, die räumlich voneinander getrennt sind, abgestimmt, sodass diese unabhängig voneinander an Teillösungen eines weiter gefassten Prozesses arbeiten.

Es kann also zusammengefasst werden, dass BPM die übergeordnete Kategorie ist, die neben Workflow Management auch andere Aspekte, wie zum Beispiel Process Mining oder die Prozessanalyse umfasst.

Workflow-Management-System 

Ein sogenanntes Workflow Management System (WMS) setzt sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen und soll vor allem dabei helfen, unterschiedliche Prozesse und Aufgaben zu planen und zu überwachen. Diese Bestandteile umfassen zum Beispiel die Prozessmodellierung und -organisation, Ablaufsteuerung sowie ein Element zum Monitoring.

Das übergeordnete Ziel eines Workflow Management Systems ist eine solide Vorgangsbearbeitung, um etwaige Ineffizienzen zu identifizieren und eine unternehmensübergeordnete Transparenz der einzelnen Arbeitsschritte zu schaffen. Direkte, positive Auswirkung hiervon sind Zeit- und Kosteneinsparungen sowie die Vermeidung und Verbesserung von Mängeln. Idealerweise werden bestimmte Key Performance Indicator (KPIs) entwickelt, die ferner zum Benchmarking verwendet werden. So können Schwachstellen schneller identifiziert und behoben werden. Außerdem führen klar definierte Arbeitsschritte zu besseren Zuständigkeiten und daher zu einer korrekten Aufgabenverteilung.

Was sollte ein Workflow-Management-System können?

Zu Unterstützung von Workflows verfügen gängige WM-Systeme über umfassende Software Solutions:

–    Dokumentenintegration (um diese in entsprechenden Ordnern abzulegen)

–    Individualkonfiguration von Formularen

–    Grafische Prozessmodellierung, um einen Workflow festzulegen (häufig in Form von Flow-Diagrammen)

–    Integrationsmöglichkeiten für andere IT-Systeme

–    Vielseitige Auswertungsmöglichkeiten

–    Mehrschichtige Zugriffsberechtigungen (um bessere Kontrollen durchführen zu können)

–    Sammlung von noch ausstehenden Aufgaben einzelner Mitarbeiter

–    Änderungen des Workflows werden mithilfe von automatisierten Mitteilungen an Prozessteilnehmer versendet

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