Was bedeutet Web2Print?

Web2Print, auch Web-2-print, Web-to-Print oder W2P, ist die webbasierte Übermittlung von Printprodukten und ihren Vorlagen zur anschließenden Anfertigung. Es stellt einen Teilbereich des Web2Publish dar, welches internetbasierte Produktionsverfahren für gedruckte und digitale Medienkanäle umfasst. Durch spezielle Portale und Druckvorlagen laufen die Prozesse beim Web2Print überwiegend standardisiert und automatisch ab. Unternehmen aus verschiedensten Bereichen bieten bereits Web2Print Systeme an.

Diese stehen entweder als Softwarelösung oder auch als Cloud Service zur Verfügung. Zum einen gibt es Web2Print Lösungen im B2B-Bereich für die interne Benutzung innerhalb eines Unternehmens, auch bezeichnet als Closed Shops. Die Zielgruppen für diese geschlossenen Shopsysteme sind Industrieunternehmen, Gewerbe, Organisationen oder öffentliche Einrichtungen. Agenturen und andere Mediendienstleister arbeiten hier in der Regel mit mandantenfähigen Closed Shops, in denen Bereiche für unterschiedliche Kunden angelegt werden können.

Zum anderen bieten so genannte Open Shops sowohl für den B2B- als auch B2C-Bereich, darunter überwiegend professionelle Druckereien, ihre Leistungen für die Öffentlichkeit online zugänglich an. Diese beinhalten in der Regel auch relevante E-Commerce Funktionen, die innerhalb der offenen Shopsysteme Bestellungen abwickeln.

Dabei geht es meistens nicht mehr nur um das Bedrucken von Papier, sondern weit vielfältigere Möglichkeiten wie z.B. das Bedrucken von Textilien, Geschirr oder Zubehör für Smartphones und Tablets. Allerdings gehören Werbeartikel, Werbemittel und Geschäftsdrucke, welche meist in großen Stückzahlen von Unternehmen bestellt werden, zu den gängigsten Produkttypen im Web2Print Bereich.

W2P Produktionswege

Das Web-to-Print kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Zum einen können bereits fertiggestellte Grafikdateien an das Web2Print Portal zum Druck übermittelt werden. Eine andere Möglichkeit ist, das gewünschte Printprodukt mit Hilfe von Druckvorlagen (Templates), die das Portal zur Verfügung stellt, für seinen eigenen Zweck zu individualisieren. Hier werden Schriften, Textrahmen, Bildgrößen und Dateiformate festgelegt. Weitere Anpassungen und Produktionsschritte werden anschließend vom Portalanbieter übernommen. So wird das Produkt im Anschluss noch auf seine Druckfähigkeit hin geprüft, um eine gewisse Qualität zu gewährleisten. Die automatische Prüfung der Dokumente anhand von festgelegten Kriterien nennt sich im Fachjargon Preflight.

Automatisierte Erstellung von Druckprodukten

Ein weiteres beliebtes und zeitsparendes Verfahren ist die automatisierte Erstellung von Druckprodukten, welches vor allem bei der Erstellung von Printmedien wie Preislisten oder Katalogen zur Anwendung kommt. Die genaue Strukturierung der zu verwendenden Daten steht hierbei im Vordergrund. Die drei wesentlichen Komponenten bei diesem Prozess bilden die Datenquelle mit den relevanten Produktmerkmalen, das Layout (-Programm) und die technische Kommunikation zwischen diesen beiden Komponenten für die letztlich automatische Erstellung.

Auf Basis einer zuvor festgelegten Druckvorlage, werden die Daten aus der zugehörigen Datenbank verknüpft und im passenden Layout abgebildet. Dadurch ergibt sich eine starke Verkürzung der Produktionszeit bei der Layouterstellung. Im Englischen wird dieser Produktionsweg auch Database Publishing genannt.


Hinzu kommen Web2Print Vorgänge, an denen mehrere Beteiligte mitwirken können und die Bereitstellung von Druckdokumenten auf einem zentralen Server erfolgt, damit alle Beteiligten in einem Unternehmen ein einheitliches Layout verwenden können. Layouts, Vorlagen und CI-konforme Daten können auf der Plattform hinterlegt werden und bei Bedarf vom jeweiligen Benutzer auf Abruf bestellt werden. Auch bekannt unter dem Begriff Print-on-Demand. Durch einen 24-Stunden-Zugriff auf den Service des Web-to-Print-Portals ist man hierbei unabhängig von Zeitzonen und Personen.

Durch das Hinterlegen der Daten kann sichergestellt werden, dass alle angefertigten Werbemittel immer dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen. Das sorgt insgesamt für mehr Flexibilität, Effizienz und Ressourceneinsparung im Printprozess. Und genau das ist der entscheidende Vorteil von Web2Print. Druckprodukte, die regelmäßig in einem bestimmten Layout und Corporate Design angefertigt werden müssen, können in kürzester Zeit konfiguriert und abgerufen werden. In den meisten Fällen sind dafür auch keine grafischen Vorkenntnisse seitens des Benutzers notwendig. Einige Web2Print Systeme können durchaus umfangreiche Funktionen beinhalten, wie integrierte Bild- und Medien-Datenbanken, Produktinformationsdatenbanken oder eine automatisierte Dokumentenerstellung. Teilweise lassen sich zudem externe Bilddatenbank wie z.B. Sharepoint an das System anbinden. Auch Übersetzungs-Tools zur Übersetzung von internationalem Werbematerial sind bereits ins System integriert oder können nachträglich über Schnittstellen eingebunden werden.


Vereinfachung der Druckvorgänge

Web2Print Lösungen bieten eine gute Möglichkeit für Unternehmen Zeit und Kosten einzusparen, durch standardisierte Abläufe, einfache Konfigurations- und Bestellvorgänge und höhere Flexibilität. Die Templates und automatisierten Prozesse der W2P-Systeme sorgen für eine Reduzierung der Fehlerquote mit gleichzeitiger Kosteneinsparung. Dank vorkonfigurierter Vorlagen können unternehmensweit einheitliche Dokumente erstellt werden, ohne vom Corporate Design abzuweichen.

Durch die schnellere Produktion und Bereitstellung von Marketingmaterialien mit aktuellen Informationen wird zudem die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert. Mit Hilfe von Kontroll- und Freigabemechanismen können individuelle Anpassungen vorgenommen werden, ohne vom definierten Qualitätsstandard abzuweichen. Unternehmen wie Druckereien und Mediendienstleister können mit dem Angebot eines innovativen Web-to-Print-Systems neue Kundenkreise erschließen und deutlich an Marktpotenzial gewinnen.

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