DMS – Data Management Service

INTELLIGENTE IT- & DRUCKLÖSUNGEN

DMS – Data Management Service

Um in einer sehr datengestützten Branche konkurrenzfähig zu bleiben, sind methodisch gut ausgearbeitete Business-Intelligence-Prozesse unabdingbar. Hierbei spielt ein intelligentes Datenmanagement eine ganz zentrale Rolle, da im Zuge von vermehrt digitalisierten Prozessen immer mehr Daten gesammelt, gespeichert und verarbeitet werden.

Was ist Data Management?

Unter Datenmanagement versteht man die Auswahl & Verwaltung gewisser Ausfertigungen, Bestimmungen und Verfahren, die im Endergebnis einer idealen Prozessunterstützung dienen sollen. Ein erfolgreiches, organisationsübergreifendes Data Management umfasst ferner unterschiedliche Aspekte von Datenzugriff, -erhebung und -erhaltung.

Generell gesprochen unterscheidet man zwischen unterschiedlichen Arten von Datenmanagement, welche jeweils auf ein oder mehrere Spezialgebiete abzielen. Hier gibt es zum Beispiel Stammdatenverwaltung, Datensicherheit, Data-Governance, Datenqualitätsmanagement, Big-Data-Management und viele mehr.

Oftmals vernüpfen Unternehmen und Organisationen diese Data Management Solutions miteinander.

Warum ist Datenmanagement wichtig?

Prozessmanagement und Datenmanagement gehen miteinander einher. In dem jetzigen Zeitalter bedeutet dies, dass Veränderungen in Echtzeit getrackt werden müssen, um sicherzugehen, dass den jeweiligen Abteilungen und Entscheidungsträgern zum richtigen Zeitpunkt stets brandaktuelle Informationen und Daten zur Verfügung stehen.

Auch im Anbetracht rechtlicher Vorschriften ist der ordnungsgemäße Umgang mit personenbezogenen Daten (geregelt durch die Datenschutz-Grundverordnung) seit der europaweiten Implementierung im Mai 2018 von höchster Bedeutung. Dies gilt nicht nur für Kunden- oder Lieferantendaten, sondern ebenso für Informationen zu den Mitarbeitern des Unternehmens, da bei Nichteinhaltungen hohe Geldstrafen drohen.

Tipps und Tricks für ein gelungenes Data Management

1. Datenmanagementplanung

Ein Datenmanagementplan kann Ihnen dabei helfen, Verantwortlichkeiten, Archivierungsmöglichkeiten oder Zugangsvorschriften ordnungsgemäß zu verwalten. Im Idealfall ist dies eine interaktive Datensammlung, die gegebenenfalls auch überarbeitet werden kann. 

2. Datenspeicherung

Neben einer vorausschauenden Planung ist ebenfalls ein fundierter Speicherausgangspunkt von hoher Bedeutung. Neben der traditionell, lokalen Datenspeicherung gibt es in der Zwischenzeit auch die Möglichkeit Organisationsdaten auf der Cloud zu speichern.

3. Datenübertragung

Ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Datenmanagements ist selbstverständlich auch, Ihre Informationen mit den entsprechenden Personen in Ihrem Unternehmen zu teilen. Wichtige Fragen, die man sich hierbei stellen sollte, wäre beispielsweise, wer welche Zugangsrechte hat, ob sie vervielfältigt werden oder gar mit Dritten geteilt werden können. Letzteres ist vor allem im Anbetracht etwaiger Unternehmensgeheimnisse oder Urheberrechte von immenser Bedeutung.

Was ist DMaaS (Data Management as a Service)?

Bei DMaaS handelt es sich um eine Form der Datenquellenspeicherung mithilfe von

Cloud-Services. Hierbei wird eine Sicherungskopie von Roh- & Metadaten verschiedener Anwendungen (z.B. Datenserver) erstellt.

Vorteil eines DMaaS-Dienstes ist, die komplette Erfassung und Speicherung von Daten aus den unterschiedlichen Unternehmensabteilungen und ermöglicht somit ein schnelles Suchen und Abrufen. Des Weiteren können alle befugten Mitarbeiter unbeeinflusst vom Standort auf diese Dienste zugreifen. Durch die übersichtliche Verwaltung ist hierbei auch eine bessere Einhaltung gegenüber Compliance-Vorgaben zu gewährleisten.

Die Nutzung eines Data Management Services (im Gegensatz zum Kauf und der eigenständigen Wartung) reduziert die Investitionsausgaben und macht die Kosten für die Datenverwaltung kalkulierbarer.

Vorteile von Data Management Services speziell für Druckdienste

–   Zahlreiche Analysen bestätigen, dass für viele Unternehmen 1-3 % ihrer Einnahmen für druckbezogene Ausgaben ausgeben.

–   Ein kontinuierliches Management von Bürodruckern, Verbrauchsmaterialien und Verträgen ist empfehlenswert, um stets optimale Ergebnisse zu erzielen.

–   Kostenanalyse & Kostenreduzierung

–   Standardisierung und Automatisierung des Bestellprozesses

–   Zeiteinsparungen

–   Sicherstellung des Datenschutzes und der Datensicherheit

Als langjähriger Partner für professionelle Drucklösungen hat sich ITA mit intelligenten Lösungen darauf spezialisiert, Sie in dem Change Management Prozess zu begleiten.  

Wir sind Mitglied im VERBAND DRUCK + MEDIEN NORDWEST
und unterstützen beim Qualitätssiegel Digitaldruck.

Kontakt

Schreiben Sie uns.

    Anhang: 

    Erlaubte Datenformate sind: PDF, JPG, JPEG, PNG, BMP, GIF, DOC und DOCX (max. 25 MB)